Ventajas y desventajas de los archivos electrónicos

VENTAJAS

- Reducción del espacio físico dedicado a papel, lo que evita costes directos e   indirectos.

- Eliminación de los procesos de impresión y gasto de papel.

- Se evita la pérdida de tiempo profesional en la búsqueda manual de datos y   documentos.

- Permite acceso on-line a los documentos desde cualquier lugar del mundo a   través de Internet. Se elimina la necesidad de distribuir múltiples copias de un   mismo documento.

- Mayor accesibilidad de los usuarios a toda la información disponible, mediante   distintos tipos de extracción de información (índices de búsqueda, texto dentro del   documento, etc.) la información se obtiene al instante y las consultas son   inmediatas.

-Ayuda a preservar los documentos originales en papel y cuando los sustituyen ahorran espacio.

-Brinda modelos directamente modificables (se puede trabajar sobre una copia instantánea).

-Tiene facilidad de acceso, reproducción y distribución.

-Tiene capacidad de informatizar los vínculos de los documentos entre sí según el caso.

-Tiene capacidad de explotar al máximo la búsqueda de información.

-Fácilmente manipulable, enlazable interna y externamente, rápidamente transformable, intrínsecamente localizable, instantáneamente transportable e infinitamente replicable (Schamber).

-Sus atributos físicos son, en gran medida, función del software y están separados del contenido informativo o del contexto del documento.

DESVENTAJAS 

- Incompatibilidad: no existe un estándar universal.

-Complejidad del documento electrónico.

-Control de fiabilidad y autenticidad.

- La tecnología digital de imágenes es cambiante.

-Costos en la adquisición de lectores.

-La tecnología en imágenes cambia constantemente.

-Complejidad del documento.

-Control de fiabilidad y autenticidad.

- Pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos y modificación.

-Desgaste y riesgos de ruptura o pérdida por la manipulación.

¿Cómo crear un archivo?

Las operaciones sobre ficheros completos con el fichero como unidad, sin tener en cuenta sus registros. Sin embargo, la organización del fichero y la estructura lógica de sus registros sí debe ser tenida en cuenta al operar con él.

Creación de un archivo

El objetivo de esta operación es permitir a los usuarios la creación de nuevos archivos. Mediante esta operación se indican las propiedades y las características del fichero para que el sistema de ficheros pueda reconocerlo y procesarlo. En el proceso de creación del fichero debe registrarse la información necesaria para que el sistema pueda localizar el fichero y manipular sus registros lógicos. Para ello, el método de acceso debe obtener información sobre el formato y el tamaño de los registros lógicos y físicos, la identificación del fichero, la fecha de creación, su posible tamaño, su organización, aspectos de seguridad, etc.

Copiar archivos

Para copiar archivos, basta con seleccionarlos y tocar con el botón derecho sobre alguno de estos archivos y después escoger la opción copiar del menú contextual. Una vez hechos estos pasos, toque la unidad o la carpeta donde desea copiar dichos archivos, toque con el botón derecho sobre este y seleccione la opción Pegar para iniciar el proceso de copia. Si desea anular el proceso de copia, toque el botón Cancelar. Para copiar también puede arrastrar los archivos seleccionados a la unidad o carpeta donde desea copiarlos.

Apertura de un archivo

En esta operación el método de acceso localiza e identifica un archivo existente para que los usuarios o el propio sistema operativo pueda operar con él. En algunos sistemas la operación de creación no existe como tal, y es la operación de apertura de un archivo no existente, la que implícitamente, crea un nuevo archivo. Los errores que pueden producirse en la apertura de un fichero son los siguientes:

El archivo no se encuentra en el lugar indicado (dispositivo, directorio, nombre). El archivo se ha localizado pero el usuario no tiene permiso para acceder al mismo. El archivo no se puede leer por errores en el hardware del dispositivo de almacenamiento.

Cierre de un archivo

Esta operación se utiliza para indicar que se va a dejar de utilizar un archivo determinado. Mediante esta operación el método de acceso se encarga de "romper" la conexión entre el programa de usuario y el archivo, garantizando la integridad de los registros. Al ejecutar esta operación, el sistema se encarga de escribir en el dispositivo de almacenamiento aquella información que contienen los búfer asociados al archivoy se llevan a cabo las operaciones de limpieza necesarias. Tras cerrar el archivo, sus atributos dejan de ser accesibles para el método de acceso. El único parámetro necesario para realizar esta operación es el identificador del archivo devuelto por el método de acceso al crear o abrir el fichero. Los errores que se pueden producir al cerrar un fichero son los siguientes:

El archivo no está abierto. No se ha podido escribir en el dispositivo toda la información del fichero, debido a fallos en el hardware . No se ha podido escribir en el dispositivo toda la información del archivo por falta de espacio en el dispositivo de almacenamiento.

Cambiar nombre

Para cambiar el nombre el a los archivos o carpetas o cualquier otro elemento, selecciónelo primero, toque sobre él con el botón derecho y escoja la opción Cambiar nombre, seguidamente, digite el nuevo nombre. Para cambiar el nombre también puede hacerlo de esta otra manera: toque le archivo una vez, vuelva a tocarlo de nuevo, notará que el cursor parpadea al final de lo marcado, escriba su nuevo nombre.

Borrado de un fichero o archivos

Para borrar archivos, abra la unidad o carpeta donde se encuentran los archivos que desea borrar, selecciónelos primero y toque sobre alguno con el botón derecho. Del menú contextual seleccione la opción Eliminar. Sirve para confirmar si realmente desea borrar.

Si está seguro toque el botón Si, de lo contrario toque el botón No. Los archivos no son eliminados completamente, son enviados a un elemento nuevo del Windows llamado la Papelera de reciclaje, la función de esta es mantener una lista de los archivos borrados, ofreciendo la posibilidad de recuperarlos en caso de que fueron borrados accidentalmente. Se analizará en un apartado más adelante.

Para borrar también puede hacerlo seleccionando los archivos o carpetas y presionando la tecla SUPRimir (DELete).

Extensión del archivo

Esta operación permite a los programas de usuario aumentar el tamaño de un archivo asignándole más espacio en el dispositivo de almacenamiento. Para realizar esta operación el método de acceso necesita conocer el identificador del fichero y el tamaño del espacio adicional que se debe asignar al archivo. En función de la organización del archivo, el método de acceso determinará si el espacio adicional que debe asignar debe ser contiguo al fichero o no. Mediante esta operación el atributo que indica el tamaño del archivo será modificado y se devolverá al programa de usuario con un código de estado. El único motivo para que esta operación no se lleve a cabo con éxito es que no haya suficiente espacio disponible en el lugar adecuado (no contiguo).

Cambiar propiedades

Si desea cambiar las propiedades con solo lectura, oculto, de sistema o modificado, toque el archivo, seguidamente, sobre él presione con el botón derecho, seleccione la opción Propiedades. Seleccione las opciones deseadas y presione Aceptar.

Protección de archivos

Muchos sistemas informáticos modernos proporcionan métodos para proteger los archivos frente a daños accidentales o intencionados. Las computadoras que permiten varios usuarios implementan permisos sobre archivos para controlar quién puede o no modificar, borrar o crear archivos y carpetas. A un usuario dado se le puede conceder solamente permiso para modificar un archivo o carpeta, pero no para borrarlo; o a un usuario se le puede conceder permiso para crear archivos o carpetas, pero no para borrarlos. Los permisos también se pueden usar para permitir que solamente ciertos usuarios vean el contenido de un archivo o carpeta. Los permisos protegen de la manipulación no autorizada o destrucción de la información de los archivos, y mantienen la información privada confidencial impidiendo que los usuarios no autorizados vean ciertos archivos.

Otro mecanismo de protección implementado en muchas computadoras es una marca de sólo lectura. Cuando esta marca está activada en un archivo (lo que puede ser realizado por un programa de computadora o por un usuario humano), el archivo puede ser examinado, pero no puede ser modificado. Esta marca es útil para información crítica que no debe ser modificada o borrada, como archivos especiales que son usados solamente por partes internas del sistema informático. Algunos sistemas incluyen también una marca oculta para hacer que ciertos archivos sean invisibles; esta marca la usa el sistema informático para ocultar archivos de sistema esenciales que los usuarios nunca deben modificar.

Identificación y organización de archivos

En los más modernos sistemas informáticos, los archivos siempre tienen nombres. Los archivos se ubican en directorios. El nombre de un archivo debe ser único en ese directorio. En otras palabras, no puede haber más de un archivo con el mismo nombre dentro del mismo directorio.

El nombre de un archivo y la ruta al directorio del archivo lo identifica de manera unívoca entre todos los demás archivos del sistema informático (no puede haber dos archivos con el mismo nombre y ruta-). El aspecto del nombre depende del tipo de sistema informático que se use. Las primeras computadoras sólo permitían unas pocas letras o dígitos en el nombre de un archivo, pero las computadoras modernas permiten nombres largos que contengan casi cualquier combinación de letras Unicode y dígitos unicode, haciendo más fácil entender el propósito de un archivo de un vistazo. Algunos sistemas informáticos permiten nombres de archivo que contengan espacios; otros no. 

La distinción entre mayúsculas y minúsculas en los nombres de archivo está determinada por el sistemas de archivos. Los sistemas de archivos Unix distinguen normalmente entre mayúsculas y minúsculas, y permiten a las aplicaciones a nivel de usuario crear archivos cuyos nombres difieran solamente en si los caracteres están en mayúsculas o minúsculas. Microsoft Windows reconoce varios sistemas de archivos, cada uno con diferentes políticas en cuanto a la distinción entre mayúsculas y minúsculas. El popular antiguo sistema de archivos FAT puede tener varios archivos cuyos nombres difieran únicamente en las mayúsculas y minúsculas si el usuario utiliza un editor de discos para editar los nombres de archivo en las entradas de directorio. Las aplicaciones de usuario, sin embargo, normalmente no permitirán al usuario crear varios archivos con el mismo nombre pero con diferentes letras en mayúsculas y minúsculas.

La mayoría de las computadoras organizan los archivos en jerarquías llamadas carpetas, directorios o catálogos. (El concepto es el mismo independientemente de la terminología usada.) Cada carpeta puede contener un número arbitrario de archivos, y también puede contener otras carpetas. Las otras carpetas pueden contener todavía más archivos y carpetas, y así sucesivamente, construyéndose una estructura en árbol en la que una «carpeta raíz» (el nombre varía de una computadora a otra) puede contener cualquier número de niveles de otras carpetas y archivos. A las carpetas se les puede dar nombre exactamente igual que a los archivos (excepto para la carpeta raíz, que a menudo no tiene nombre). El uso de carpetas hace más fácil organizar los archivos de una manera lógica.

Cuando una computadora permite el uso de carpetas, cada archivo y carpeta no sólo tiene un nombre propio, sino también una ruta, que identifica la carpeta o carpetas en las que reside un archivo o carpeta. En la ruta, se emplea algún tipo de carácter especial -como una barra- para separar los nombres de los archivos y carpetas. Por ejemplo, en la ilustración mostrada en este artículo, la ruta «/Payroll/Salaries/Managers» identifica unívocamente un archivo llamado Managers que está en una carpeta llamada Salaries que a su vez está contenida en una carpeta llamada Payroll. En este ejemplo, los nombres de las carpetas y archivos están separados por barras; la superior o carpeta raíz no tiene nombre, y por ello la ruta comienza con una barra (si la carpeta raíz tuviera nombre, precedería a esta primera barra).

Sistemas de archivos y gestores de archivos

La manera en que un sistema operativo organiza, da nombre, almacena y manipula los archivos se denomina globalmente como su sistema de archivos. Todos los sistemas operativos tienen al menos un sistema de archivos; algunos sistemas operativos permiten usar varios sistemas de archivos diferentes. Por ejemplo, en Microsoft Windows 7, se reconocen los antiguos sistemas de archivos FAT y FAT32 de las versiones antiguas de Windows, además del sistema de archivos NTFS que es el sistema de archivos normal en las versiones recientes de Windows. NTFS no es más moderno que FAT32; ha existido desde que Windows NT se publicó en 1993.

Cada sistema de archivos tiene sus propias ventajas y desventajas. La FAT estándar solamente permite nombres de archivo de ocho bytes (u ocho caracteres de sólo 1 byte) sin espacios (más una extensión de tres bytes/caracteres), por ejemplo, mientras que NTFS permite nombres mucho más largos que pueden contener espacios, y tener varias letras Unicode. Se puede llamar a un archivo "Registros de nóminas" en NTFS, mientras que en FAT estaría limitado a algo como "nominas.dat" (salvo que estuviera usando VFAT, una extensión de FAT que permite nombres de archivo largos).

Los programas gestores o administradores de archivos son utilidades que le permiten manipular archivos directamente. Le permiten mover, crear, borrar y renombrar archivos y carpetas, aunque no le permiten realmente leer el contenido de un archivo o almacenar información en él. Cada sistema informático proporciona al menos un programa gestor de archivos para su sistema de archivos nativo. En Windows, el gestor de archivos usado más comúnmente es Windows Explorer.

Importancia de los archivos

En el mundo moderno hablar de archivos es algo muy común para cualquier tipo de usuario, bien sea un programador experto o un simple consumidor particular. El archivo digital es la base para el manejo y almacenamiento de información, y para crear un programa/aplicación destinado a funcionar en un sistema operativo para PC o dispositivo móvil: el peso del archivo digital se expresa en número de bytes, siendo habitual hablar de kilobytes, megabytes, gigabytes o terabytes.

En la era digital, los archivos son una pieza clave para que el usuario de una computadora, teléfono móvil o tablet pueda organizar toda una serie de tipo de contenido que va desde un fichero de imagen (.jpg), pasando por un documento ofimático (.docx o .xlsx), y termiando por un fichero comprimido (.rar).

Desde el punto de vista de la programación, cada archivo forma parte del engranaje y ejecución de un juego o un programa, cumpliendo cada uno de ellos con un cometido concreto en todo el proceso. Por tanto, no todos los archivos tendrán el mismo papel y aportarán la misma información en el resultado final y conjunto de un programa: la extensión del archivo, precedido por un “punto”, determinará cuál es su función.


Desde el punto de vista del usuario, los archivos son de vital importancia para el manejo de dispositivos electrónicos de consumo, y no solo si hablamos de ordenadores y teléfonos, sino incluso de equipos Home Cinema, cámaras y videocámaras digitales, y Smart TVs. La música, las películas y las imágenes han pasado de tener un soporte analógico (unidad óptica y papel) a formar parte integrante y vital del soporte digital, estructurado en base a carpetas y archivos de todo tipo.

La música se reproduce a través de formatos de audio cómo el .mp3, las fotografías se suelen almacenar en formato .jpg, y los vídeos recogidos con cámara digitales y Smartphones están asociados al formato MP4. ¿Cómo se manejaría el contenido digital si no se contara con un “archivo”?

La existencia y acceso a los ficheros es de vital importancia, pudiéndose organizar, trasladar y compartir a través de diferentes soportes: mediante memorias USB, tarjetas SD/microSD, discos duros móviles o a través de servicios en la nube, por ejemplo. ¿Porqué son tan importantes los archivos en el día a día?

En los hogares ya se cuenta con televisores y equipos de audio con tecnología DLNA y lector USB incorporados, que permitirán reproducir archivos de video y audio desde un ordenador, un disco duro en red, o una memoria USB: a través de una pantalla, el usuario podrá navegar por el contenido del dispositivo fuente, en el que se almacenan los ficheros a reproducir.

En los automóviles, los equipos de sonido cuentan con tecnología bluetooth para reproducir ficheros, de forma inalámbrica, almacenados en un Smartphone o tablet; o bien se sirven de un lector USB para utilizar un pendrive con archivos de audio compatibles (WMA, MP3).

Dispositivos móviles cómo los iPod, Smartphones y tablets permiten acceder a una colección de ficheros de todo tipo, que se han almacenado en su interior procedentes de un ordenador, y que serám interpretados por aplicaciones de todo tipo.

Los archivos son aquellos elementos que forman parte del extenso mundo digital, unos más visibles que otros, pero todos ellos haciendo posible que determinados equipos electrónicos e informáticos puedan cumplir con una o varias funciones asignadas.

Funciones de los archivos

• Reunir, conservar y servir documentos

• Organizar la documentación administrativa.

• Asegurar la transferencia periódica de archivos donde su uso no es periódico.

• Valorar los documentos tras el tiempo establecido para su conservación.

• Clasificar

• Descripción para facilitar el acceso a ellos.

• Adecuación de las instalaciones donde se conservan. Atraviesa diversas etapas en función del ciclo de vida, uso y valor a lo largo del tiempo.

Historia de los archivos

PARTE I: PRIMERAS CIVILIZACIONES

EGIPTO

Archivos abundante gracias a la materia escritora, escribían con pinceles de junco sobre papiro, también empleaban trozos de cerámica o tablillas de arcilla (correspondencia diplomática), utilizaban etiquetas para identificar que contenían: año, símbolo del faraón, responsable del documento y los asuntos.

GRECIA

Se encuentran archivos idénticos a los egipcios, tablillas de arcilla con documentación económica, tablillas de madera para documentos de uso frecuente, piedra de mármol cuando se requiere sean conocidos por todos y el pergamino. Las referencias son cronológicas, el acceso era público para los ciudadanos. Los primeros archivos son de la ciudad guardados en templos, los atenienses conservaban actas del Consejo de Gobierno, listas ciudadanos, tratados con otras ciudades y documentos patrimoniales.

ROMA

Empleaban tabletas de madera, como albas (duración indefinida), o como ceratas (para corto tiempo). El primer archivo contenía documentación económica de la república, comentarios de los cuestores, sentencias del Senado. Se conservaban registros de las cabezas de familia. Se construye en piedra el Tabularium (archivo público).

EDAD MEDIA

El pergamino sustituye al papiro como medio de escritura, únicamente se conservan archivos en los monasterios. Carlo Magno desde la Cancillería organiza un archivo estatal, de allí salen actas de las reuniones, diplomas y capitulares.

ANTIGUO RÉGIMEN

Se empieza a montar archivos reales, recuperación de documentos para depositarlos en lugares seguros. Primer archivo lo realiza Maximiliano I de Habsburgo, aparece el concepto de archivo de Estado. Utilizan tres herramientas de descripción: inventarios topográficos, inventarios cronológicos y los inventarios por asuntos.

PARTE II: REVOLUCIÓN FRANCESA

• Evolución de los archivos

 • Se crea: el Archivo Nacional y se reconoce el derecho a la consulta de los documentos públicos, la Escuela de Archivística y se inicia la publicación de los documentos más importantes.

• Utilización de la fotografía y micro forma.

• Se detecta los derechos del Estado sobre los documentos públicos.

• Se diferencia entre el archivo histórico y administrativo.

 • Se crea elementos de descripción: la analítica, paleográfico, diplomático e histórico y la sintética.

• Exige el conocimiento de los procesos administrativos.

PARTE III: SEGUNDA GUERRA MUNDIAL

• La Segunda Guerra Mundial marca el despegue del archivo por la necesidad de investigar, difundir el conocimiento, tomando la expansión de la democracia como modelo de organización de la Administración.

• Se acaba el aislamiento de los archivos, ya que se crean redes de cooperación y sistemas de archivos.

• Un carácter importante de los archivos en el siglo XX, es la legislación.

Tipos de archivos y sus accesos

• Texto (text) o secuenciales (acceso secuencial)
• Tipeados (tipificados) o con tipo (file of) (acceso aleatorio), aleatorios
• No tipeados (no tipificados) o sin tipo (file).
• Archivos de texto : (secuenciales) Son archivos que contienen texto (carácter ASCII)
• Archivos con tipo : (aleatorios) Archivos que contienen datos de cualquier tipo como integer, real, byte, record, datos con estructuras.
• Archivos sin tipo : Archivos en los que no se conoce su estructura ni su contenido; están concebidos para acceso de bajo nivel a los datos de un disco (E/S de bytes).

                                                              Accesos a archivos

• Acceso secuencial: Exige elemento a elemento, es necesario una exploración secuencial comenzando desde el primer elemento.

• Acceso directo o aleatorio: Permite acceder a un elemento determinado haciendo una referencia directamente por su posición en el soporte de almacenamiento.

¿Qué es un archivo?

Un archivo es el módulo básico de información manejado por el Sistema Operativo. 

En Pascal, un archivo es una secuencia de elementos que pertenecen al mismo tipo o estructura, esto es que un archivo puede ser una secuencia de caracteres, números o registros, por lo que su representación lógica puede hacerse como una secuencia de módulos del mismo tamaño. 

Planteada la definición de archivos, hay que tener en cuenta los siguientes datos que corresponden a los archivos y su relación con el Lenguaje de Programación Pascal:

• Cada elemento de un archivo se le llama registro. En Pascal, la numeración de los registros empieza con el número CERO , por lo que al elemento_1 se le llamará registro 0, al elemento_2 registro 1, y así sucesivamente hasta llegar a la marca de fin de archivo EOF. 

• En Pascal estándar, los archivos son formalmente definidos independientemente del medio en que residan. Como resultado, todo acceso a cualquier archivo en Pascal estándar es secuencial. 

• En Turbo Pascal los archivos son definidos como archivos de disco. Lo que permite nuevas estructuras y mecanismos de acceso a los archivos.