Ventajas y desventajas de los archivos electrónicos

VENTAJAS

- Reducción del espacio físico dedicado a papel, lo que evita costes directos e   indirectos.

- Eliminación de los procesos de impresión y gasto de papel.

- Se evita la pérdida de tiempo profesional en la búsqueda manual de datos y   documentos.

- Permite acceso on-line a los documentos desde cualquier lugar del mundo a   través de Internet. Se elimina la necesidad de distribuir múltiples copias de un   mismo documento.

- Mayor accesibilidad de los usuarios a toda la información disponible, mediante   distintos tipos de extracción de información (índices de búsqueda, texto dentro del   documento, etc.) la información se obtiene al instante y las consultas son   inmediatas.

-Ayuda a preservar los documentos originales en papel y cuando los sustituyen ahorran espacio.

-Brinda modelos directamente modificables (se puede trabajar sobre una copia instantánea).

-Tiene facilidad de acceso, reproducción y distribución.

-Tiene capacidad de informatizar los vínculos de los documentos entre sí según el caso.

-Tiene capacidad de explotar al máximo la búsqueda de información.

-Fácilmente manipulable, enlazable interna y externamente, rápidamente transformable, intrínsecamente localizable, instantáneamente transportable e infinitamente replicable (Schamber).

-Sus atributos físicos son, en gran medida, función del software y están separados del contenido informativo o del contexto del documento.

DESVENTAJAS 

- Incompatibilidad: no existe un estándar universal.

-Complejidad del documento electrónico.

-Control de fiabilidad y autenticidad.

- La tecnología digital de imágenes es cambiante.

-Costos en la adquisición de lectores.

-La tecnología en imágenes cambia constantemente.

-Complejidad del documento.

-Control de fiabilidad y autenticidad.

- Pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos y modificación.

-Desgaste y riesgos de ruptura o pérdida por la manipulación.

Protección de archivos

Muchos sistemas informáticos modernos proporcionan métodos para proteger los archivos frente a daños accidentales o intencionados. Las computadoras que permiten varios usuarios implementan permisos sobre archivos para controlar quién puede o no modificar, borrar o crear archivos y carpetas. A un usuario dado se le puede conceder solamente permiso para modificar un archivo o carpeta, pero no para borrarlo; o a un usuario se le puede conceder permiso para crear archivos o carpetas, pero no para borrarlos. Los permisos también se pueden usar para permitir que solamente ciertos usuarios vean el contenido de un archivo o carpeta. Los permisos protegen de la manipulación no autorizada o destrucción de la información de los archivos, y mantienen la información privada confidencial impidiendo que los usuarios no autorizados vean ciertos archivos.

Otro mecanismo de protección implementado en muchas computadoras es una marca de sólo lectura. Cuando esta marca está activada en un archivo (lo que puede ser realizado por un programa de computadora o por un usuario humano), el archivo puede ser examinado, pero no puede ser modificado. Esta marca es útil para información crítica que no debe ser modificada o borrada, como archivos especiales que son usados solamente por partes internas del sistema informático. Algunos sistemas incluyen también una marca oculta para hacer que ciertos archivos sean invisibles; esta marca la usa el sistema informático para ocultar archivos de sistema esenciales que los usuarios nunca deben modificar.

Sistemas de archivos y gestores de archivos

La manera en que un sistema operativo organiza, da nombre, almacena y manipula los archivos se denomina globalmente como su sistema de archivos. Todos los sistemas operativos tienen al menos un sistema de archivos; algunos sistemas operativos permiten usar varios sistemas de archivos diferentes. Por ejemplo, en Microsoft Windows 7, se reconocen los antiguos sistemas de archivos FAT y FAT32 de las versiones antiguas de Windows, además del sistema de archivos NTFS que es el sistema de archivos normal en las versiones recientes de Windows. NTFS no es más moderno que FAT32; ha existido desde que Windows NT se publicó en 1993.

Cada sistema de archivos tiene sus propias ventajas y desventajas. La FAT estándar solamente permite nombres de archivo de ocho bytes (u ocho caracteres de sólo 1 byte) sin espacios (más una extensión de tres bytes/caracteres), por ejemplo, mientras que NTFS permite nombres mucho más largos que pueden contener espacios, y tener varias letras Unicode. Se puede llamar a un archivo "Registros de nóminas" en NTFS, mientras que en FAT estaría limitado a algo como "nominas.dat" (salvo que estuviera usando VFAT, una extensión de FAT que permite nombres de archivo largos).

Los programas gestores o administradores de archivos son utilidades que le permiten manipular archivos directamente. Le permiten mover, crear, borrar y renombrar archivos y carpetas, aunque no le permiten realmente leer el contenido de un archivo o almacenar información en él. Cada sistema informático proporciona al menos un programa gestor de archivos para su sistema de archivos nativo. En Windows, el gestor de archivos usado más comúnmente es Windows Explorer.

Funciones de los archivos

• Reunir, conservar y servir documentos

• Organizar la documentación administrativa.

• Asegurar la transferencia periódica de archivos donde su uso no es periódico.

• Valorar los documentos tras el tiempo establecido para su conservación.

• Clasificar

• Descripción para facilitar el acceso a ellos.

• Adecuación de las instalaciones donde se conservan. Atraviesa diversas etapas en función del ciclo de vida, uso y valor a lo largo del tiempo.

Historia de los archivos

PARTE I: PRIMERAS CIVILIZACIONES

EGIPTO

Archivos abundante gracias a la materia escritora, escribían con pinceles de junco sobre papiro, también empleaban trozos de cerámica o tablillas de arcilla (correspondencia diplomática), utilizaban etiquetas para identificar que contenían: año, símbolo del faraón, responsable del documento y los asuntos.

GRECIA

Se encuentran archivos idénticos a los egipcios, tablillas de arcilla con documentación económica, tablillas de madera para documentos de uso frecuente, piedra de mármol cuando se requiere sean conocidos por todos y el pergamino. Las referencias son cronológicas, el acceso era público para los ciudadanos. Los primeros archivos son de la ciudad guardados en templos, los atenienses conservaban actas del Consejo de Gobierno, listas ciudadanos, tratados con otras ciudades y documentos patrimoniales.

ROMA

Empleaban tabletas de madera, como albas (duración indefinida), o como ceratas (para corto tiempo). El primer archivo contenía documentación económica de la república, comentarios de los cuestores, sentencias del Senado. Se conservaban registros de las cabezas de familia. Se construye en piedra el Tabularium (archivo público).

EDAD MEDIA

El pergamino sustituye al papiro como medio de escritura, únicamente se conservan archivos en los monasterios. Carlo Magno desde la Cancillería organiza un archivo estatal, de allí salen actas de las reuniones, diplomas y capitulares.

ANTIGUO RÉGIMEN

Se empieza a montar archivos reales, recuperación de documentos para depositarlos en lugares seguros. Primer archivo lo realiza Maximiliano I de Habsburgo, aparece el concepto de archivo de Estado. Utilizan tres herramientas de descripción: inventarios topográficos, inventarios cronológicos y los inventarios por asuntos.

PARTE II: REVOLUCIÓN FRANCESA

• Evolución de los archivos

 • Se crea: el Archivo Nacional y se reconoce el derecho a la consulta de los documentos públicos, la Escuela de Archivística y se inicia la publicación de los documentos más importantes.

• Utilización de la fotografía y micro forma.

• Se detecta los derechos del Estado sobre los documentos públicos.

• Se diferencia entre el archivo histórico y administrativo.

 • Se crea elementos de descripción: la analítica, paleográfico, diplomático e histórico y la sintética.

• Exige el conocimiento de los procesos administrativos.

PARTE III: SEGUNDA GUERRA MUNDIAL

• La Segunda Guerra Mundial marca el despegue del archivo por la necesidad de investigar, difundir el conocimiento, tomando la expansión de la democracia como modelo de organización de la Administración.

• Se acaba el aislamiento de los archivos, ya que se crean redes de cooperación y sistemas de archivos.

• Un carácter importante de los archivos en el siglo XX, es la legislación.

Tipos de archivos y sus accesos

• Texto (text) o secuenciales (acceso secuencial)
• Tipeados (tipificados) o con tipo (file of) (acceso aleatorio), aleatorios
• No tipeados (no tipificados) o sin tipo (file).
• Archivos de texto : (secuenciales) Son archivos que contienen texto (carácter ASCII)
• Archivos con tipo : (aleatorios) Archivos que contienen datos de cualquier tipo como integer, real, byte, record, datos con estructuras.
• Archivos sin tipo : Archivos en los que no se conoce su estructura ni su contenido; están concebidos para acceso de bajo nivel a los datos de un disco (E/S de bytes).

                                                              Accesos a archivos

• Acceso secuencial: Exige elemento a elemento, es necesario una exploración secuencial comenzando desde el primer elemento.

• Acceso directo o aleatorio: Permite acceder a un elemento determinado haciendo una referencia directamente por su posición en el soporte de almacenamiento.

¿Qué es un archivo?

Un archivo es el módulo básico de información manejado por el Sistema Operativo. 

En Pascal, un archivo es una secuencia de elementos que pertenecen al mismo tipo o estructura, esto es que un archivo puede ser una secuencia de caracteres, números o registros, por lo que su representación lógica puede hacerse como una secuencia de módulos del mismo tamaño. 

Planteada la definición de archivos, hay que tener en cuenta los siguientes datos que corresponden a los archivos y su relación con el Lenguaje de Programación Pascal:

• Cada elemento de un archivo se le llama registro. En Pascal, la numeración de los registros empieza con el número CERO , por lo que al elemento_1 se le llamará registro 0, al elemento_2 registro 1, y así sucesivamente hasta llegar a la marca de fin de archivo EOF. 

• En Pascal estándar, los archivos son formalmente definidos independientemente del medio en que residan. Como resultado, todo acceso a cualquier archivo en Pascal estándar es secuencial. 

• En Turbo Pascal los archivos son definidos como archivos de disco. Lo que permite nuevas estructuras y mecanismos de acceso a los archivos.